案例故事|不可忽视的办会细节

2018年8月3日00:58:48案例故事|不可忽视的办会细节已关闭评论

没有提前准备贵宾室的紧张

工作一年多后,主任第一次让我独立筹办一个会议。会议开始前,主任问我:“小李啊,都安排好了吧?一切就绪了吧?都没问题了吧?”我自信满满,拍着胸脯保证:“一切就绪,会场检查了好多遍,您放心吧!”

离会议开始还有半个多小时。有几个重要的参会嘉宾到得早,已站在会议室门口,我满脸笑容地迎上去,想把人往会议室引导。这时站在旁边和我一起迎接嘉宾的主任却高声对我说:“小李,你快把大家带到贵宾室休息一下!”我顿时傻掉,贵宾室?我根本没有想到要准备贵宾室。

我心急火燎地去找服务员打开贵宾室,沏上茶水,这时主任的表情才由阴转晴。会议开始了,我静下心来把前前后后又仔细琢磨一遍,心里愈发忐忑不安:如真是按照自己之前的计划,直接把重要参会嘉宾引到空无一人的会议室坐下,可不就尴尬了?
音响设备失灵的尴尬

又有一次大会,议程中有升国旗、奏国歌的环节,在准备过程中主任专门交代我:“小李啊,除了一般性会务,升旗环节你要认真盯一下,千万别出什么差错!”我信誓旦旦,心想,这又不是什么难事,国旗是自动升降的,国歌是音响自动播放的,会场的技术人员对这个环节早已驾轻就熟。于是,我只是在电话里对技术人员作了简单交代。

会议进行得很顺利,前面各项议程效果也非常好。但让我万万没想到的是,到了升国旗、奏国歌的环节,主持人话音刚落,国旗开始升了,国歌配乐声音却小得几乎听不见。大家正站着行注目礼,都意识到出了问题。

我就在控制室旁,赶紧一个箭步冲了进去,示意技术人员把声音调大一些。但这个技术人员是专门负责升旗装置的,音响师竟然在关键时刻去洗手间了。我彻底傻眼了,虽然自己在这个控制室里“盯”过无数次会,但对音响设备没有任何常识,只好硬着头皮自己摆弄,可声音依然小得听不见。这次事故几乎成为我职业生涯中最严重的一次失误。

 忘记考虑停车问题的遗憾

前不久,单位召开一次研讨会,邀请总计四五十人参会。考虑到便于大家通勤,会场选在市中心某宾馆。

结果会议马上就要开始了,还有不少嘉宾没到,我正纳闷的时候,看到一位嘉宾满头大汗冲进会场。他一边道歉一边笑着抱怨:“你们找的这个地方停车场太小,车都在门口堵着呢,我开出去好远才找了个地方停下来。”

我心里咯噔一下,坏了!之前筹备会议时确实没有安排专人维持停车秩序,也没有在会议通知中提醒大家停车场小,尽量乘坐公共交通工具。

我跑到停车场一看,出入口已经堵成了一锅粥,想出的出不去,想进的进不来。最后,在宾馆方面协助下,费了好大力气,才把停车场秩序疏导好,但还是有不少嘉宾的车停到了很远的地方。等人都到齐,会议开始时,已经晚了一刻钟。

 
这三个事例,都是我曾经犯过的错。事后反思,很快就发现了犯错的原因。

先说第一个事例,在会议服务中,我们大多把注意力放在会场这一“主战场”,往往对贵宾室不怎么花心思,甚至遗漏。其实,在召开较高级别的会议时,贵宾室作用很大。一般应在会场旁边安排贵宾室,备好茶水等,供来宾在会议前后短暂休息交流。特别是一些活动开始前,筹办方领导要与重要嘉宾进行礼节性的会面,或有事相商,或加深友谊,或以示重视,总之须尽地主之谊,这时应有一个安静私密的会谈环境,贵宾室就有了用武之地。

第二个事例问题出在哪?就出在我过于相信和依赖技术人员,自己却对设备一窍不通,总觉得这方面的事有技术人员盯着,于是在会场当起了甩手掌柜。现在会议服务专业化程度越来越高,分工越来越细,中大型会议一般都有数量不少的专业服务人员,办公室工作人员似乎就只做些统筹和管理的工作。经过这次的尴尬我才明白,在会场,甩手掌柜千万当不得。管理好现场服务人员,督促做好有关工作固然重要,摆正位置、俯下身子,在会场时把自己放在普通服务人员的位置上,亲手去做、亲自去试也很重要。对关键设备的关键操作技术还是应当有所掌握,以免遇到紧急情况时陷入被动。

第三个事例确实是自己在筹备时对停车问题考虑得太不充分。开大会前,一定要估算可能应对的机动车流量。如果会场外完全不具备停车条件,那就提前通知参会单位,会场无法停车,请采用公共交通工具;如果会场外停不下,但不远的地方有空地,那就把空地划为停车区域,安排好停车场和会场之间的摆渡车;如果会场停车条件不错,那就请保卫部门或会议服务方安排人手,规划车位,引导车流确保停车秩序。

三个事例综合来看,究其原因还是准备时考虑得不够细致,工作方案不够周密,工作中落实得不够彻底。大型会议活动一般具有人数多、环节多、细节多等特点,要圆满完成组织服务工作并不是一件容易的事。

先说会前,精细制定工作方案是必须的。一场大型的会议,要做好组织服务工作,制定精细的工作方案十分必要,这也是决定能否办好会议的前提。

首先,必须确保各项工作符合中央八项规定精神,符合有关财经纪律和规章制度,尤其要严格按照会议的类别做好预算安排,做到在预算内合理安排各项开支。要简化会场布置,比如,不悬挂欢迎横幅、不摆设花草、简化迎来送往,要让中央的规定精神真正落地生根。

其次,要明确工作任务分工,确保将各项具体工作分解,落实到每一位工作人员,确保无遗漏。一般而言,一场大型的会议涉及会务、接待、宣传、医疗、交通、安全、保密等工作,作为会议的组织者要按照工作职责进行科学合理分工,并明确工作任务、标准和时间节点。

再次,要建立起高效的工作机制。大型会议往往涉及诸多工作组或单位,如何协调各方力量共同完成服务保障工作尤为重要。在实际工作中,一般采取协调会的方式进行,即会议期间参与会议服务保障的各工作组每天都要召开协调会,通报当天该组工作的完成情况、第二天工作安排情况和须要协调解决的事项,这样的工作机制能够达到信息共享、协调沟通的目的,发挥较好的作用。

最后,要做好演练工作。为确保大型会议万无一失,在会议开始前,各工作组要按照会议实际进行的状态,提前组织工作演练,以便在演练中提前发现问题,及时解决问题、积累经验。

有了详细的方案,就要精准抓好工作落实。办好大型会议,关键在于各项会务计划能够得以精准落实。在落实环节要注意两个方面的工作:

一是加强统筹配合。大型会议由于参会人员较多,参与服务保障的部门多、人员多,很多工作一个部门或者一个工作组往往难以独立完成,这时就需要围绕一个共同目标,协调各方力量、共同工作,各部门、各工作组都要有大局观念,在工作上相互补台、相互支持,让各项工作任务精准落实。

二是加强请示汇报。大型会议召开期间,遇到一些新问题、新情况,要及时处置处理,防止出现“蝴蝶效应”,影响整个会务工作。在问题处理上要避免经验主义,不能擅自做主,要严格按照程序做好请示汇报工作,由领导站在工作全局的角度作出综合研判,从而提出处理意见。

此外,会后还要注意做好收尾工作。趁热打铁做到三个“及时”:

一是及时总结。特别是要及时总结本次会务工作中的经验和教训,尤其是对会议期间存在的疏漏,要认真查找原因、总结教训,在今后的工作中加以改进。

二是及时完成后续工作。比如,及时梳理结算会议费用,或对会议期间临时借调人员通过组织程序拟写感谢信,以表示对该同志和单位的尊敬和谢意等。

三是对产生的各类资料要及时整理归档。包括文字、表格、照片、音视频等,保证档案完整,以便日后查询和使用。

来源;秘书工作