公文函的写作

2019年2月27日19:30:55公文函的写作已关闭评论

公文函的写作

李 彬 辽宁行政学院

来源:《北方文学》 

摘要:函的应用比较广泛,是机关公务人员必须掌握的文种,本文以具体案例,谈谈函的特点、类型和写法。

关键词:公文;函;写作

按照《党政机关公文处理工作条例》第8条规定:函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。在公文大家庭中,函是为数不多的平行文,相对其他文种更为灵活、轻松一些,适用范围也十分广泛。

函具有几个显著的特点,第一是沟通性强。因为函的适用范围是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,这种业务关系就决定了相对其他文种来说,它需要很高的沟通性;第二是灵活度高。

主要体现在两个方面,其一是行文关系灵活,没有上行文或者下行文那么严格级别关系的要求,在不相隶属的机关之间行文,语言、语气可以相对轻松一些;其二是写作格式灵活,在《党政机关公文格式》中,函有其特殊的格式要求,不同于其他文种。

从不同的角度可以把函分为几种类型:第一种,从性质上划分,函可以分为公函和便函。公函主要适用于各级机关之间比较正式的公务活动;便函更多是用于单位之间或单位内部,一些事务性工作的处理。第二种,从发文目的上分,函可以分为发函和复函。发函是发文机关由于某些具体工作要求,向受文机关发出的文件;复函是受文机关在收到发文机关函件后,按照文件内容给予的回复。第三种,从发文内容和用途上分,函可以分为商洽函,告知函,催办函,邀请函、请示函等。

函的写作结构主要包括标题、主送机关、正文和落款四个部分。公文函的标题由发文机关、事由、文种组成,在写作的过程中可以使用发文机关+事由+文种的完整写法,也可以使用事由+文种的省略写法。主送机关是接收此文件的单位,一般使用全称或者规范化简称。

正文是函的核心部分,由开头、主体、结尾组成。函的开头一般是介绍发函的目的、原因,为什么要发此函,或者是发函的依据,根据国家的政策或者上级文件要求等发文。开头介绍完之后,可以使用一句惯用承接语,比如“现将有关事项函告如下”,结束开头部分的写作。如果是复函,在开头部分要写出对方来函已接收,并引出来函标题和发文字号。

函的主体是函的重要部分,主要写函的具体事项。根据不同类型函的特点,如果是商洽函,就要写明商洽的内容,如果是告知函,就要写明告知的事项,如果是请批函,就要写明请求批准的事项。复函的正文部分,主要写明来函已收悉,同时标明对方来函的标题和发文字号,并表述我方的态度。如果是协商函,要写明对方提出的协商问题,我方是否愿意协助;如果是征求意见函,就要写明我方的意见和具体要求。总之,根据对方来函的目的,予以回复。

函的结束语,通常有两种,一种是以一句话或一段话的形式结束,一般是向对方提出希望或要求时使用;另一种是以惯用结束语作为结束,比如:“特此函告”、“请予函复”、“为盼函复”等。 结束后的落款包括发文机关和成文日期。

下面以一个具体例文,说明函的写作方法和注意事项:

关于租用ⅩⅩ大学培训教学楼的函

ⅩⅩ大学党委:

根据教育部《ⅩⅩ》(Ⅹ发〔ⅩⅩ〕Ⅹ号)文件要求,省教育厅准备在8月中旬组织一次全省教育干部培训,但由于省教育厅场地资源有限。现拟租用贵单位的培训教学楼,若贵单位可以提供场地,请于一周之内将场地大小,容纳人次,时间等相关事宜告知省教育厅,以方便我厅下一步工作的部署与展开。

ⅩⅩ省教育厅

ⅩⅩ年6月20日

通过对以上例文的阅读,发现其在写作中存在很多问题,分析如下:

第一,标题没有体现出商洽的口吻,应改为:“关于商请租用ⅩⅩ大学培训教学楼的函”;第二,主送机关是单位而非部门,应该为:“ⅩⅩ大学”;第三,正文中开头句:“根据教育部文件要求,省教育厅准备在8月中旬组织一次全省教育干部培训。”这一句话本意是想表达发文的背景,但语气过于高高在上,应改为:“根据上级文件要求,我厅准备在8月中旬,组织一次全省教育系统干部培训”;

下一句:“但由于省教育厅场地资源有限,现拟租用贵单位的培训教学楼,时间是ⅩⅩ月ⅩⅩ日到ⅩⅩ日”,这是正文中表述发文原因的一句,但过于简短,不够充分,应改为:“但由于我厅现有场地不足,无法满足此次培训要求,特向贵校租用ⅩⅩ教学楼”;下一句:“若贵单位可以提供场地,请于一周之内将场地大小,容纳人次,时间等相关事宜告知省教育厅,以方便我厅下一步工作的部署与展开”,明显使用了上级对下级命令式的语气,不符合函行文的不相隶属机关之间商洽、询问事项的文种适用范围要求。应该为:“特向贵校租用ⅩⅩ教学楼,租用时间为 ⅩⅩ月ⅩⅩ日到ⅩⅩ月ⅩⅩ日,培训期间产生的一切费用,由我厅承担。”最后为保证公文结构的完整,需要加上结束语,如“为盼函复”或者“期盼贵单位能够予以支持”。

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