会议纪要整理当求“最大公约数”

2019年3月6日13:49:31会议纪要整理当求“最大公约数”已关闭评论

会议纪要整理当求“最大公约数”

□张文学

会议纪要,是党政军企机关常用公文种类之一。在实际工作中它又具体区分为办公会议纪要、专题会议纪要、联席会议纪要、座谈会议纪要等不同类型,其功能和作用主要体现在用以记载留存会议内容、传达会议精神、提醒相关单位或部门抓好会议有关决策部署落实等方面。整理会议纪要,是各级党政军企机关干部应当掌握的必备技能。从严格意义上来讲,撰写会议纪要与撰写其他公文相比是有本质区别的。如果说其他种类的公文起草是创造性、发挥性的工作,那么整理会议纪要则主要进行的是内容整理性、文字提炼性工作。而要搞好会议精神整理提炼,最核心的就是要从会议上提出的各种观点意见中求取令各方认可的“最大公约数”。

一、抓住要点、忠实记录,是整理好会议纪要的前提

会议纪要不同于会议记录,但是没有会议记录,会议纪要的整理恐怕也就无从谈起、无处下手。会议记录只需要对与会者的发言原汁原味地记录即可;会议纪要则应当考虑便于推动工作、促进落实的需要,尽量整理归纳出具有指导性的意见和公认性的结论,而这种整理归纳必须有依据、有出处、有权威性论断作为凭据才行。这就要求承担会议纪要工作的各级各类机关干部,必须高度重视做好会议记录这项基础性工作,切实提高做好会议记录的本领。做好会议记录,首先要牢牢把握会议的主题和议题,甚至会议召开之前就要提前搞清楚会议的目的、内容以及想要解决的问题是什么,这样去做会议记录,就能够更好地扭住中心而不游离、抓住重点而不跑偏。其次要牢牢把握讲话的主调和基调,主要是抓住与会的每位领导讲话中贯穿的主要思想观点和基本态度倾向,特别是要围绕每位领导重点表达的核心内容作好详细记录,对于领导在讲话中离开主题去讲或者联想到其他方面的内容,则可以略而不记或另记别处,这样就能更加突出主要内容而不分散,确实把握核心要义而不混乱。再次要牢牢把握发言的特质和特色,就是要尽可能地抓住并忠实准确地记录与会的领导和相关发言人员表明观点、表述情况和表达意见时提出的那些具有鲜明个性、能够打动人心、引起深刻共鸣的内容。这样就能够更精准地抓住精髓而不至于笼统模糊、留存精彩而不至于遗漏关键内容。做会议记录之时,只要能够很好地把握以上几点,那么整理会议纪要自然也就具备了充分必要的前提条件。

二、兼顾各方、提纯卓识,是整理好会议纪要的基础

整理好会议纪要,必须始终着眼全面如实充分地反映会议形成的思想成果、认识成果、议定成果。这就需要我们特别关注与会的领导甚至不同方面领导在会议上提出的具有代表性的观点、看法或意见建议,力争做到概括上广泛吸纳包容、提炼上尽量择优取长。具体而言,就是既要注意梳理出席会议的不同方面领导或人员站在不同角度就解决某个问题提出的看法,又要科学汇总这些领导或人员着眼相同目标给出的意见建议,切实将差异化认识中趋同性的考虑提取出来,找到殊途同归的努力方向;就是既要注意参加会议的不同人员针对同一问题产生的争论探讨和意见分歧,也要准确把握这些人员在争论探讨和相互说服过程中达成的理解共鸣,切实把大家分析研究某个问题的思想认识成果提炼出来,找到破解矛盾问题的普遍共识;就是要既注意把握参加会议的领导同志围绕某个问题提出的常规性分析判断和规律性预见提醒,也善于抓住这些领导同志跳出问题本身再看问题时闪现的思想火花,切实将那些富有建设性创造性启发性的思维成果提纯出来,找到丰富和拓展会议研究议题的更好对策。唯有如此,才能够很好地兼顾各方、涵容卓识 。同样,只要我们善于把握和坚持这种取向追求,真正掌握好异彩纷呈的会议中绽放的智慧之光,那么整理会议纪要之时自然也就有了充实的内容、充足的参照。

三、把握主导、对照政策,是整理好会议纪要的关键

无论是召集各级会商研究现实问题的会议,还是邀请各方协调解决特定事项的会议,总是要达成带有普遍约束性、具体指导性和相对权威性的决策意见,只有这样,会议纪要下发相关单位相关部门之后,才能便于各级各方按照会议纪要明确的要求落实开展相关工作。这就要求在整理会议纪要时,牢牢把握与会的哪些领导讲话发言是指示性、权威性的要求,必须在会议纪要中充分完整地体现和强调;同时也要搞清楚哪些 与会的领导讲话发言是建议性、参考性的意见,应当从建设性配合性共振性的角度适当合理地加以体现。这就要求会议纪要的整理者必须准确地把握相关会议到底是由哪个单位哪个部门牵头主抓、会议上哪位领导哪些同志的讲话发言带有权威性和决策性,进而构设会议纪要的总体框架和主体内容,这样才能保证整理出的会议纪要准确贴近会议召开的目的和预期设想。在此基础上,要注意对照上级有关政策规定和指示要求,认真核对与会领导的发言以及自身记录的相关领导会议发言,是否符合上级的相关精神,是否与上级的指示要求发生冲突,是否有利于贯彻落实上级的决策部署,如果不符合则要以上级指示精神为参照作出适当恰当的更正、调整和完善,确保整理出的会议纪要中规中矩、严谨严密。

四、理清思路、明确结论,是整理好会议纪要的重心

各级组织召开的会商讨论重要事项、沟通协调复杂事务、梳理会诊难点问题等研究性探讨性的会议,如果各方面没有表达明确意见,而在会议之后又没有以指示、通知或商办函件等形式另行作出强调,那么这些会议能否最终取得实际成果,很大程度上依赖于能否形成一份具有很强针对性指导性的会议纪要。在这种情况下整理会议纪要,应当力求使会议纪要条理化,也就是注意区分不同议题,分别概括整理各个方面富有代表性的意见建议,力求如实反映参会领导和与会有关人员的真实想法,一个议题内容全部概括结束之后再去梳理另一个议题,不宜相互交叉,也不要搅在一起,更不能没有头绪。应力求使会议纪要完整化,也就是注意把参会领导和与会有关人员对列入会议研究议程的所有事项、事务或问题等的分析判断与提出的对策意见,需要全面地加以反映;如果在会议上参会人员就某个问题的认识和主张存在着明显分歧,并且提出不同意见主张的一方在相关领导提出结论性意见之后还声明保留的,应有必要将其意见看法在相关内容中予以说明,以备事后核查或继续深化研究。应力求使会议纪要定调化,也就是在综合参会领导和与会有关人员讲话发言中提出的各种看法基础上,主要根据主管主责领导的判断考虑,整理形成态度明朗、结论明确、表达明白的指导性意见,以此作为会议纪要的根本落脚点,真正让各级单位、各个部门和各方面人员一看就知道自己应该怎么做、到底如何干,确保会议纪要在实践中更加有力地推动具体工作落实。

(作者单位:中央军委后勤保障部政治工作局)