评析一份企业公文

2019年3月5日13:33:42评析一份企业公文已关闭评论

评析一份企业公文

评析一份企业公文
□  苏武荣

企业公文格式应该按照什么规范?《党政机关公文处理工作条例》 (以下简称 《条例》) 和《党政机关公文格式》(GB/T 9704—2012,以下简称《格式》)是否适用于企业行文?《条例》明确规定:“本条例适用于各级党政机关公文处理工作。”“其他机关和单位的公文处理工作,可以参照本条例执行。”《格式》规定:“本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。”由此可见,企业行文可以参照执行 《条例》《格式》的有关规定。但一些企业行文中常有不规范的地方。请看例文。
从例文中可以看到企业公文格式常见的错情:
本案例中所遇到的维修资料与实际不符的问题,相信许多汽修同行也经常在日常维修工作中也遇到过,特别是电子软件系统内部查询时经常出现错误。顺便强调一点:电子软件查询系统对车辆信息的准确性要求非常高,如车型、发动机型号、变速器型号、生产年款、是否增加配置等,只要有一项不准确,查询到的资料可能就不正确,因此,我们在使用电子软件系统查阅资料时,一定要仔细、谨慎地输入正确的车辆信息,只有这样才能找到正确的维修资料。
1.发文字号不规范。《条例》规定,发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。习惯上称 机关代字、年份、发文顺序号为发文字号的三要素。发文字号三要素的排列顺序是机关代字在前、年份随后、 发文顺序号居尾。《格式》规定,年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入。例文中的发文字号“恒司人字[2017]第205号”,用方括号“[  ]”是不规范的,发文顺序号之前也不应加“第”字。
2.随意标注“签发人”。《条例》规定“上行文应当标注签发人姓名 ”。“签发人”是公文格式的要素之一,是上行文格式的必备要素之一。 下行文、平行文不应该标注“签发人”字样及其姓名。《格式》要求,下行文的发文字号编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布;而上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。这也说明在缮印时标注“签发人”及其姓名只针对上行文。例文中所使用的文种是“通知”,是典型的下行文,不应该标注“签发人”。
3.标题不完整。已废止的《国家行政机关公文处理办法》规定公文标题“一般应当标明发文机关”,对其中的“一般”两字,人们通常会理解为 “发文机关”可以标,也可以省略。而《条例》规定公文标题“由发文机关名称、事由和文种组成”,即一个完整、规范的公文标题由发文机关名称、事由和文种三要素组成。发文机关名称是公文标题不可缺少的组成部分。例文的标题不完整,应补充发文机关名称。
4.成文日期使用汉字。《格式》规定,成文日期中的数字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。例文中的成文日期用汉字将年、月、日标全,这是不符合新修订的《格式》要求的。
5.用印不准确。《格式》规定,印章要端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。例文中印章顶端上距正文明显超出一行,这是不准确的。
6.标注主题词。公文主题词是上世纪80年代办公自动化的产物,主要是为了便于计算机检索和管理公文。随着科技的进步,用关键词代替主题词检索公文信息更方便、更快捷、更准确,检索效率更高,并且省去了标引主题词时需要在主题词表中查找主题词的麻烦,也避免了不同人对同一件公文标引不同的主题词的情况。主题词已经完成了其历史使命。《条例》已经取消主题词要素。例文中标注主题词,实属多此一举。
“刚开始说什么球鞋,我完全没印象,我跟她说,没这档子事儿,她就是不信,她说我不承认是因为不想接受她的爱,但这不能改变我是世界上唯一关心过她的人这个事实。都给我整糊涂了,也不知道哪个傻叉在高二那年在她家门口放了双红色球鞋,她说这之前她在体育课上穿拉带鞋被老师批了好几次,她没钱买。后来我想起来了,她穿那双红鞋的时候,我是跟她开过玩笑,说童话里都是小红帽,你这小红鞋也贼可爱。因为她平时也没穿过什么像样的东西,我就注意到了。我当时就是犯贱,她就认准了是我送的。可能也怨我长得太帅。哎——”潘阳忽然如梦初醒,“我说你咋知道她家门儿呢?那鞋是不是你送的?”
7.乱用抄报。“抄报”的提法早已过时。过去“抄报”用于上级机关,“抄送”用于同级或下级机关,后来一律用“抄送”。至今仍有一些单位继续使用抄报,这是不符合现行公文处理规定的。
值得注意的是,《条例》规定,抄送机关是除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。该规定明确了被抄送机关依照职能职权除享有知情权外,还具有执行的义务,被抄送机关要妥善处理所收公文,与本机关关系密切需要执行的,应将公文转入办文环节,并妥善保管公文以备使用。
8.版记多余要素。依照《格式》规定,版记格式要素只有抄送机关、印发机关和印发日期,并没有“共印 XX份”。实践中,受文单位没有必要了解公文印制份数,也没必要知道发文单位存档几份,更不关心发文单位内部自定的文件分类。例文中标注“一类文件,共印6份”纯属画蛇添足。
9.版记位置错误。《格式》规定,版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。由于公文是双面印刷,公文的最后一面一定在偶数页上。例文将版记内容放在首页,显然不合规范。
至于例文标题中是用“任命”还是“聘任”,文中“此通知”是否得当,是否写明薪酬等,不在本文讨论范围。企业公文应遵循国家规范的标准格式,企业可以为自己内部使用的公文指定具体的实施办法,但文种使用、格式规范和行文规则不能自行其是。文秘人员要增强责任意识和担当意识,强化学习 《条例》《格式》,掌握公文写作与处理规范,提高公文写作与处理水平。
矿石类型主要有透辉石-磁铁矿、金云母-磁铁矿、黄铁矿-磁铁矿和方解石-磁铁矿等。该类型矿石品位w(Tfe)一般为34.92%~48.14%,平均为41.4%。

(作者单位:福建省人民政府办公厅)

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