浅谈会议纪要的写作特点及方法

2019年3月6日13:47:11浅谈会议纪要的写作特点及方法已关闭评论

浅谈会议纪要的写作特点及方法

白前永

(上海民航职业技术学院办公室 上海 200232)

摘 要 会议纪要是一种非常重要的公文文体。写好会议纪要应该首先弄清楚纪要内涵、写作特点,并且针对纪要写作开头、主体、结尾等部分进行逐项研究,找到写好会议纪要的最佳方法。

关键词 会议纪要 内涵 特点 方法

1 会议纪要的内涵及写作特点

1.1 会议纪要的内涵

会议纪要一般是由秘书依据会议记录情况并在此基础上经过整理、归纳、提炼出来的一种文件,包括会议概况、会议决定、参会人员情况三个部分,主要用于形成决议参照执行、在一定范围内分发传达以及作为向上级汇报的书面文件。整理加工时或按会议议题顺序进行概括性记述,或针对某一事项进行综合性记述等。从某种意义上说,可以称作会议记录的成文要点,而会议记录是会议纪要的成文原始材料,这也是两者之间的主要区别。

1.2 会议纪要的写作特点

(1)真实性。会议纪要作为会议情况的真实反映,要严格遵照会议内容进行写作,不能偏离实际内容、甚至主观臆想加工。真实性是会议纪要的核心要义,与会议报道有明显不同,更多地只谈会议本身情况、而非会议的影响与意义。

(2)概括性。会议纪要是在会议记录基础上概括归纳的书面,切忌一一叙述、全面堆砌。纪要的文件性质要求其语言精练准确、叙述程序清楚、会议目的明确、会议重点突出。

(3)效力性。会议纪要一般是由会议主持人签发后下发,会议纪要一经正式发出,就需要相关单位及人员必须遵照执行。也就是说,会议纪要具有和党政公文一样的文件效力。

(4)层级性。在一个单位里,会议纪要一般分为单位层面的党委会议纪要、行政办公会议纪要、专题会议纪要、联席会议纪要等,部门层面的支委会会议纪要、支部大会会议纪要、部门会议纪要、党政联席会议纪要等。一般按照组织原则,党委会会议纪要高于行政会议纪要、单位层面会议纪要高于部门层面会议纪要。

2 会议纪要的写作方法

2.1 开头部分的写作

会议纪要开头讲求简明扼要、开门见山,要高度概括会议的目的、性质、内容及参会情况。主要写作方法有以下三种:

(1)目的式开头。对于目的明确、意义重大的专题会议或专门会议一般采用此类开头模式。即开篇就点明为了何种目的、贯彻某种精神、达成某种共识等而召开的会议,彰显出会议本身的重要性和组织者的重视程度。

(2)综述性开头。对于一般性质的普通会议,可以用综合性的概述语言点明会议概况、意义及目的,平铺直叙即可,无需格外突出会议重要性。

(3)直叙式开头。对于党委会、行政办公会、联席会议等单位例会。一般直接开门见山式点明会议内容、目的,无需凸显意义、也不用综述其内容。直接简明地说出会议时间、地点、人物,而在会议标题及内容中去进一步说明内容。

2.2 主体部分的写作

主体部分是会议纪要写作的重点,其写作格式的选择及。内容的把控,关系着会议纪要的写作质量,主要写作方法有以下三种:

(1)分条列项式。主体部分可以按照会议议题逐条进行写作,一般格式为会议议题内容、会议议题讨论研究情况、会议议题的决议内容三部分。然后按照议题先后顺序进行排列,最终形成纪要主体。

(2)综合叙述式。即是针对会议精神和贯彻执行内容为对象而整理的文字体例,此类会议内容不属于明确的数条研究事项,而只是就某一专项问题进行讨论研究。通篇不需要列条目、分序号,而是针对专项问题进行分层综述。

(3)分类叙述式。即是针对座谈会、研讨会、咨询会等会议形式而采用的主体写作格式。此类会议内容写作类似于会议记录式的文字整理,一方面将与会发言人的观点进行概括,另一方面将主持人的总结性讲话进行概括。

2.3 结尾部分的写作

结尾部分一般是指整个会议纪要的结束语,主要写作方法有以下三种:

(1)说明补充式。即是对开头部分、主体部分未尽事宜进行进一步说明,对不属于正式议题的研究内容进一步补充。起到对会议纪要的整体呼应作用。

(2)号召强调式。即是对开头部分、主体部分内容再重复、再强调,而不另行研究新内容。重点凸显会议的重要意义,申明会议决议执行的严肃性。

(3)部署总括式。即是针对开头部分、主体部分内容进行总体概括,一般用于专项会议,对于进一个阶段工作进行部署,部署内容可以与前述内容相关联,也可以无关联。