浅谈会议纪要的“信、达、雅”

2019年3月6日13:53:36浅谈会议纪要的“信、达、雅”已关闭评论

浅谈会议纪要的“信、达、雅”

文/中共桃源县委办副主任 刘源

【摘要】笔者结合多年来参与会议纪要拟制、审核的实践经验,对会议纪要的写作谈几点看法。

【关键词】会议纪要;写作;要求

会议纪要是党政机关普遍使用的法定公文文种,适用于记载机关单位领导班子、领导集体为解决具体问题而召开的议事决策性会议的主要情况和议定事项,是通报会议情况、促进决策落实、留存依据凭证不可或缺的重要文种之一。写好会议纪要,是从事党政机关公文处理工作人员的必备基本功。会议纪要,顾名思义,就是记录会议要点的文字材料,区别于逐字逐句对与会人员言论进行原样记载的会议记录,但又必须全面、完整、准确地反映会议精神。这就要求纪要写作人员将与会者的语言表述进行理解、提炼后,再转换成公文语言,使其具有公文所具备的指导性、约束力和法定效力,其性质与翻译工作具有异曲同工之妙,都是对语义的转换。如何做好这份“翻译”工作,严复先生的译言理论同样对纪要写作具有指导作用,即翻译界普遍认可的译言标准:“信、达、雅”,如会议纪要达到了这三个标准,便也可称之为合格、成功了。

一、纪要之“信”

据郭宏安先生所述,“信”指译文的意义不违背原文,即准确,不歪曲,不遗漏,也不要随意增减。这与李中标先生在《现代公文写作》中对纪要正文撰写提出的“会议纪要应忠实于会议内容,不能违背会议的内容而随心所欲地增减或更换内容”的要求不谋而合。要达到这一标准,写作人员要做到:1.要全程参加会议。会议纪要写作人员全程参加整场会议,能充分听取与会人员针对决策点所进行的解释说明或提出的讨论意见,是了解所研究问题的成因、经过和准确理解会议决定性意见的首要基础。各机关单位要形成相关的会议制度,确保会议纪要写作人员能亲身参加此类会议。2.要完整做好记录。记录是纪要的原始素材。议事决策性会议往往议题较多,研究的问题均为一个单位或一个地区重点工作中的要点或难题,内容多,时间短,速度快。完整的会议记录能重现会议的全程讨论经过,是确保会议纪要无遗漏、无歧义的决定性因素。会议记录人员可以配备一支性能较高的录音笔,以便会后对记录予以进一步完善。3.要集齐会议资料。议事决策性会议时间有限,相关人员的口头汇报往往简明扼要,要在短时间内理解会议内容确属不易,这就需要集齐会上发放的与之配套的相关会议资料作为辅助,如在研究土地经营、财政融资或招商引资等较为复杂的议题时,会议资料对纪要写作人员就显得尤为重要,资料上详细的解释说明,对准确理解会议内容将产生强有力的支撑作用。

二、纪要之“达”

“达”指不拘泥于原文形式,译文通顺明白。会议纪要的语言表述既不是会议记录语言的再现,更不是与会人员语言的原样再现,需要进行深层加工、整理后,综合成规范的公文语言进行表述。要想会议纪要语言通顺、逻辑严密、层次分明,写作人员必须具备以下几种基本功:1.理解领悟能力。这种能力取决于对工作内容的了解程度。如果是某个机关单位的会议纪要,那么纪要写作人员就要细致了解本单位的职能职责及日常重点工作范畴,对国土、城建、规划、司法等涉及行政审批和行政执法的职能部门来说,纪要写作人员还要深入了解相关的法律法规和工作制度;如果是乡镇、区县的会议纪要,那么对写作人员的要求就更高了,除了要了解一个地区的综合情况外,还要特别注重平时工作中接触到的方方面面知识的积累,带着疑问去学,直至弄懂弄透,这样在领导层议事决策时,才能不断提高自己的理解领悟能力。2.归纳分类能力。领导集体在最后决策时,某些表述可能较为零散,这就需要纪要写作人员将零散的决策内容进行归纳、分类整理。如会议决定加快推进某个项目建设进度,那么就可以把负责此项目的人员、经费等作为工作保障进行归纳,把推进此项目进度的具体办法等作为工作措施进行归纳,把项目进度要求等作为工作目标进行归纳等等。3.概括提炼能力。议事决策性会议意见大致可分为结论性、表态性、议决性、总结性几种,纪要写作人员要学会具体区分,并对此进行高度概括;有时作总结性发言的会议主持人为了强调某个意见,会用几句话来反复说明同一层意思,纪要写作人员也要对此类意见进行概括提炼。概括提炼时,既要大胆,又要心细。

三、纪要之“雅”

“雅”则指译文时选用的词语要得体,简明优雅。对于会议纪要来说,同样需要规范、精简的语言进行修饰。简要来说,就是要达到以下三种写作效果:1.确保规范严谨。纪要在保持与会议议定内容一致的基础上,还要注意,所有的表述是否符合法律法规的相关规定,如有疑问,还要进一步查证核实。如在整理土地出让、税收减免等政策性强的纪要内容时,可向国土、税务等部门求证,必要时,还要送专门的法制部门审核,确保纪要内容合法、无差错。2.力求简洁精准。纪要内容不宜过长、繁冗拖沓,将决定性、指示性意见写入纪要即可,介绍工作情况的一般性意见可不写入纪要;另纪要语言表述能短则短,力求达到“一字入公文,九牛拔不出”的效果。3.适度完善延伸。对于某些表述过于简单的会议意见,如会议要求加强某项工作的考核,仅表达了严格工作考核这样的意见,在不违背会议意见原意的前提下,纪要整理人员可以适当的加上某些原则性意见,如“按照公开、公平、公正的原则,严格工作考核”等,以求内容更加饱满,要求更为具体。

总的来说,提高会议纪要的写作水平不是一朝一夕之事,需要写作人员长时间的积累、摸索和学习,才能达到会议纪要特有的“信、达、雅”标准。

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