邀请信的写法

2019年2月27日19:28:15邀请信的写法已关闭评论

邀请信的写法

河之洲

来源:
《新长征(党建版)》 2018年第11期

邀请信是邀请有关单位或者人员参加某项实质性活动时所使用的、具有较强说明性的书信体礼仪类应用文件,也称邀请函、邀请书等。邀请信同请柬一样,都是邀约性的礼仪文书,但是邀请信的应用范围要比请柬广泛,几乎所有方面都可以使用,而且邀请信的内容要比请柬复杂,写法上也比较灵活,像交易会、洽谈会、研讨会、联谊会等活动多用邀请信。邀请信一般直接送达或者寄达邀请对象手中。近年来,也常见在报刊等媒体上发表的形式。

邀请信的突出特点表现在:一是礼仪性。邀请本身就带有明确的尊重意思,并借邀请促进彼此间的支持和合作,所以行文就要注意礼仪上的要求。二是说明性。邀请信必须对所涉及活动的各个事项进行比较详尽的说明,以此打动和方便对方前来参加。

怎样写标题

第一种采用只标示文种名称的形式,即可书写“邀请信”“邀请函”“邀请书”等字样。

第二种采用“邀请者名称+文种名称”的形式,如“xx职业技术学院邀请书”,其中邀请者名称与文种名称可以分上下两行居中书写,文种名称的字体要稍大一些。

第三种采用“事由+文种名称”的形式,如“当代青少年文学创作研讨会邀请函”,其中邀请事由与文种名称也可以分上下两行居中书写,文种名称的字体要稍大一些。

第四种采用“邀请者名称+事由+文种名称”的形式,一般常将这三个要素用类似公文标题的结构组合起来,如“中国公文写作研究会关于召开全国第x届公文学术研讨会的邀请函”。

有的邀请信的标题,往往在前面加上类似引题的渲染性的句子或者短语。

怎样写称谓

在标题之下另起一行顶格书写邀请对象的名称。邀请对象的名称可以是单位名称或者个人姓名,也可以是某种统称,但从礼仪角度考虑则不宜用统称,近年来有的邀请信采用“敬启者”这样的泛称,建议慎用。邀请对象的名称如果是个人姓名,姓名前面可以加上“尊敬的”等敬语,后面应当加上“先生”“女士”“教授”“经理”等称呼。

怎样写正文

邀请信的正文一般由前言和事项两部分内容构成。

如何写前言。主要交代邀请的目的、意义、时间、地点等基本信息,并向邀请对象发出邀请。总的来讲,前言追求简明扼要。

如何写事项。一般采用分条列项的形式写明邀请的具体事项,对活动的具体内容、日程安排、注意事项等做出比较详细的说明,做到清楚明白。内容相对简单的邀请信也可以将前言和事项融为一段来表述。对于活动有关事项的说明必须落到实处,在概括简明的要求下做到具体明确,不能模糊。

邀请信的语言要热情、恳切又朴实,根据对象和内容认真措辞,既体现出对邀请对象的尊重,又恰如其分地表达出殷切期望对方接受邀请的心情,如会议邀请信一般都要写上“诚邀您参加会议”这样的话。

怎样写结语

在正文之下另起一行空两格书写“敬礼”等表示敬意或者期待的话,后面不必写标点符号。结语也可以结合活动具体内容用一句祈使句来表达,后面写上句号或者感叹号。从公关礼仪的角度看,邀请信的结语最好不省略。

怎样落款

在结语的右下方署上邀请者的名称和发出邀请的日期。邀请者的名称可以是单位名称,也可以是个人姓名。单位名称应当书写其全称或者规范化简称,个人姓名前应当标示其身份。即使标题中出现了邀请者的名称,落款处也不宜省略,以示郑重。

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