一张图提升会务水平

2019年3月5日13:33:45一张图提升会务水平已关闭评论

一张图提升会务水平

一张图提升会务水平
□王祥君

会务工作千头万绪、环节众多,稍有不慎就可能发生疏漏和失误。我们在工作中摸索出制作会务工作流程图(见左图)的方法,简明扼要标出会务流程和环节,按图索骥,可使繁杂的会务工作简洁、明了、高效。

××单位会务工作流程图

一、突出一个“谋“字,做好会前准备
会前准备是做好会务工作的基础和前提,应精细地统筹好会议的整个进程和每一个环节,对可能发生的问题超前谋划。
(一)制订方案
会议方案是组织会议的总安排,主要包括会议名称、目的、时间、地点、参会人员、主要议程、会务工作任务及职责分工等内容。会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强,并须报经相关领导审定。会议方案确定后,主办部门要召集各有关部门召开会务工作协调会,协调各部门按照方案要求落实各自职责。
专用方式需为继电保护敷设专用的光纤通道,在此通道中只传输继电保护的信息。由于受光收、发接口工作距离的限制和敷设光缆费用的制约,专用方式的通信距离一般在 100 km 以内。[2]
(二)明确任务
在会议筹备阶段,主要有以下任务:
1.起草会议通知。会议通知的要素主要包括会议名称、主要内容、报到时间和地点、参会单位、报名要求、联系人姓名和电话等。会议通知要求表达准确、条理清楚、言简意赅,尤其是时间、地点要明确,时间一般要注明年月日,不能用“明天”“后天”等容易产生混淆的词汇;会议地点要准确到具体楼层、门牌号,如:××办公楼六楼第三会议室。
负责医院后勤多年的沈崇德深知,患者安全管理存在于医院运行、医疗诊治的每个环节。如院内陪检工人在运送患者去检查的过程中发生意外;陪检工人在送标本或药品的过程中出现误差,导致患者用药错误或诊疗出现错误,均会影响患者安全。
2.下发会议通知。会议通知有电话、短(微)信、书面及内网邮件等多种方式,可视情况选用一种或同时使用多种。下发通知一定要注意:一是保密,涉密会议不能通过短信、微信发布。二是负责,必须确保会议通知及时送达参会者。对于书面通知,要制作签收登记表,对每一份通知的发出都要签字确认。通过电子邮件发送,要采取保留回执发送方式。采用短信、 微信方式发送,应要求接收者及时回复。采用电话方式要录音。
第二就是人才。夏辉、DHL、新邦都有很多的优秀人才,优秀的人才会带来技术的发展和团队管理的提升,顺丰在发展,自然要广招天下人才为自己所用,所以被收购的企业对团队都成编制的留下而并没有打散。
3.落实参会人员。统计汇总会议请假人员名单,必要时对请假情况进行核实。对参会人员名单要仔细核对,确保没有出入,并打印纸质请假人员名单及时向参会领导或会议主持人报告。
4.协调出席领导。根据会议要求,以当面报告、电话、短信、微信等多种方式,提请领导出席会议。着重向领导提醒会议时间、地点、主要参加(部门)人员及议程等,提醒领导是否准备主持词、讲话稿。如果需要,应做好协调和衔接,确保主持词、讲话稿及时起草并至少在会议前一天送达领导手中。另外,在会前约1小时再以适当方式提醒领导会议时间。
5.预订会议室。会议时间确定之后,要立即与后勤、物业等会议室管理服务部门联系,预订会议室,并请物业服务人员协助做好保洁、桌椅摆放等先期准备工作。若有外单位人员参加,要提前制作好引导牌。
6.编印会议须知。对于全省业务工作会议、全行干部职工大会、年中工作会等较大型会议要编印会议须知,须知编排要用词准确、表达清晰、周到简洁。主要内容包括:会议纪律要求、日程安排、作息时间、参会人员名单、分组名单、食宿或乘车安排、值班电话、会议工作人员名单及联系方式、注意事项等。
1) 该阀门为流开型,采用平衡式阀芯,阀门开启后,介质通过阀座通道后经开窗式压套笼流出,执行机构在高压时不用考虑高压差对调节的影响。
7.制作会议证件。根据会议需要制作代表证、出(列)席证、出入证、工作证、车辆通行证等各类证件。证件制作要结合会议主题和内容,遵循美观大方、经济适用原则,要易于识别、方便管理、利于安全。
8.会场布置。这主要指主席台及附属设施的布置。总体要求是规范和谐、庄重大方,并与会议主题和内容相一致。一是合理布置主席台。主席台是会场的重点和中心,集中体现了整个会议的格调和氛围,是会场布置的重点。要综合考虑会议性质、台上就座人数、方便领导出入席以及主席台大小等多方面因素。二是附属设施调试。主要有音响、灯光、投影设备。根据会议需要安排适量话筒并在合适位置摆放,逐一提前试音,确保每只话筒都能正常使用。需要播放乐曲的要提前试播一次,最好进行备份,确保万无一失。检查会场内照明灯具有无损坏,如有损坏,需要提前修理更换;要提前准备好摄像、话筒电源。有投影演示时要提前预演一次,并视需要及时调节灯光。
9.制作、摆放席卡。根据最终确定的参会人员名单,制作席卡或座签;要认真核对全场席卡,防止遗漏、重复和出现错别字。依据文明礼仪手册等规范合理安排与会人员会场座次。席卡摆放完成后要及时制作会场座位图,打印后放置会场方便查阅。
10.组织调度会议用车。视会议需要借用或租用车辆,并安排专人负责车辆调度,对乘车人员进行统计、清点,防止迟到、遗漏,车辆较多时还要对车辆编号、分组,以方便调度。
11.安排新闻报道。需要新闻报道的会议,要提前联系行内相关宣传部门或外部新闻单位,在会场安排好新闻宣传人员专座,并协调衔接。
12.分发会议材料。会议材料要列表登记,发放时要逐一登记,要做到不漏一份、不少一人。可以视情况在会前通知参会单位(人员)派人提前领取,也可以在会场签到时一并发放,或是提前放置到参会人员座位上。对摆放在主席台上的材料,要从头到尾检查顺序和页码,整齐摆放,确保不出差错。对于涉密文件,要严格按照相关保密规定编号登记,及时收回或提醒按保密规定流转、保存,防止失密、泄密。
(三)分工落实
拟订好会议方案,根据方案分解任务后,要协调分工,明确责任人,规定各任务完成时限,做好分工落实,并在会议开始前做一次全面自查,确保万无一失。
二、注重一个“细”字,做好会中服务
会中工作是指从会议报到至会议结束这段时间的工作。会中工作无小事,周到、细致是做好会中服务工作的基本要求。会中服务工作繁杂琐碎,情况不断发生变化,一定要注重细节,精细周密。
(一)组织会议报到
会议报到工作主要包括人员身份确认、报到登记、根据会议要求发放资料、提醒注意事项等。要做到迅速准确、热情周到、耐心细致、井然有序。
(二)做好会议签到
安排专人打印签到表放置会场,提醒到会人员签到,并做好到会人员清点、登记工作,实时掌握人员到会情况,并视情况电话督促参会人员及时到会。会议开始后要统计汇总到会人数,登记迟到、缺席人员名单。
(三)维护会场秩序
会议召开期间,要安排专人现场值班,维护好会场内外秩序。一是实时监测会场音响、灯光等情况,发现问题及时解决。二是及时提醒、制止会场内大声喧哗、随意走动、接听电话等不遵守纪律行为,同时防止无关人员进入会场。三是提醒会场服务人员适时供应茶水。四是遇到特殊情况需要向主席台上领导或会议主持人汇报时,要采用合适方式灵活处理,努力减少对会议的干扰和影响。
三、强调一个“明”字,做好会后工作
会后工作是会务工作的重要组成部分,是保证会议质量、达成会议效果的重要环节。通过会后工作总结会务组织的经验、教训,推进会议精神的贯彻落实,以进一步优化会务工作机制,提升会议效果。
(一)会后服务
协调组织好参会人员离会,必要时协助联系交通工具或帮助订票,对个别因工作需要暂留的人员,在食宿方面要妥善安排,避免使大家产生“会散茶凉”的感觉。
(二)会议材料总结归档
会后要及时将会议方案、通知、简报、发言材料、领导讲话、音像资料等相关资料收集齐全,按规定整理归档,以备查考。同时,要按照保密相关要求,对需回收的会议材料逐份清点、登记回收。根据需要发布会议简报或信息、起草编发会议纪要,印发领导讲话等。
(三)会后总结
每次会议结束后,要及时、客观、准确地做好总结。系统梳理、分析会务工作成功经验及存在的问题、不足。尤其要注意收集整理参会人员对会议的意见、建议,为以后进一步改进会务工作提供借鉴。同时要将会议决定事项办理情况列入督查督办工作中,确保会议精神及时落实。
做好会务工作除了在程序上力求尽善尽美外,还要求办会人员不断提升自身素质。一是统筹全局的意识。会务工作任务重、要求高、涉及面广,需要会务人员牢固树立全局意识,从全局的高度统筹协调好涉会各部门、会务各环节的衔接和工作落实,谋划好每一细节,确保会务组织周到、高效、有序。二是灵活应变的能力。会务工作不可预期因素多,需要会务人员树立应变意识,提升应变能力,处变不惊、处变不乱,及时妥善处置好各种临时突发情况,保证会议圆满成功。三是认真负责的品质。会务工作琐细、繁重,涉及环节多,出现任何一点小的差错都可能造成很大的影响,因此会务人员必须具有高度的责任心,充分发挥积极性和主动性,尽心尽责,搭台补位,把握好每一环节,做好每一细节,这样才能使会务有条不紊,顺利完成。
2)基于智能手机的师星学堂平台在一定程度上促进了学生的知识内化。课前在线测试题目(图4)和课堂测试题目(图5)的统计结果显示,可以看出学生在经过课前学习后,对课程知识的掌握程度有所提高。教师可以将测试结果投屏到学生手机端,并针对每一个问题进行深入解析,为学生学习提供及时反馈,促进学生在课上对所学知识进行内化,从而提高学习质量。

(作者单位:中国人民银行巢湖中心支行)